Проблема известна многим. Когда есть несколько дел, и все срочные, очень часто возникает своего рода "паралич" - непонятно, за что хвататься в первую очередь, и в результате не делаешь вообще ничего. Меня бороться такой ситуацией научил Б., когда я готовилась к защите кандидатской. Вернее, он меня научил, как бороться с кандидатской :)), и потом я на много лет это забыла, а теперь вдруг вспомнила, и поняла, что мне это нужно.
В те времена, естественно, списочки были не на компьютере, а на бумаге. И выглядела система таким образом: на бумаге был написан список всяких дел, которые надо было сделать в процессе подготовки, типа отзывов, протоколов, разговоров с типографией, назначения даты ученого совета и прочее. Они были выписаны в определенном порядке, и около каждого дела надо было помечать, в каком оно положении и можно ли его двигать дальше, и если нет, то чего я жду. Я прекрасно помню, что в то время эта подготовка к защите была full-time job, и если бы у меня не было этого списочка, который мне в каждый момент помогал определить, что именно прямо сейчас можно "двигать", весь процесс занял бы у меня в несколько раз больше времени.
А недавно я "применила заново" эту идею на работе. Необходимость в такой организации возникла из того, что я самоназначила себя ответственной за состояние всех систем на новой платформе, и нашей маленькой группе из четырех человек остро требовалось одновременно "двигать" полтора десятка разных задач. У пары человек уже были списки - в тетрадочке на листочке, на "белой доске", и у каждого была проблема выставления приоритетов.
По опыту нескольких недавних инициатив я четко понимала, что если пытаться назначать приоритеты среди полутора десятков очень приоритетных задач, то дело закончится тем, что все время уйдет на обсуждение этих самых приоритетов. Поэтому я организовала мою табличку вот каким образом.
Я выписала все текущие задачи "как получилось", не в определенном порядке. В следующей колонке написала, какие именно проблемы в производстве мы имеем и будем иметь , если эту задачу не решим. Дальше - в какой стадии она сейчас. Дальше - "в чьих руках" она. Дальше - что с ней следующее надо делать, мешает ли что-то следующему шагу, и если мешает, то что. И дальше - "группу приоритетов" (четыре группы), не пытаясь внутри группы как-то выстраивать. Эти приоритеты мы обсуждаем три раза в неделю на 15-минутных летучках, проверяем, не надо ли что-то "поднять" или "опустить".
Теперь, как я пользуюсь этой табличкой. Каждое утро начинаю с того, что смотрю, что можно сделать прямо сейчас. Если несколько, то начинаю с задачи с наивысшим приоритетом. Если есть задачи с высоким приоритетом, которые "стоят" по какой-то внешней причине, то прежде, чем засесть за свою работу, посылаю вопросы "виновникам" задержки - какие у них оценки, и когда я могу ожидать продвижения. И дальше двигаю свое сама - пока не дохожу до состояния, что дальше нужно кому-то передать. Главное - каждый раз, когда возвращаешься на рабочее место с какого-то совещания, и не знаешь, за что хвататься - бросить взгляд на табличку и ухватить "следующее" дело, и проверить, "где его оставил".
Я считаю, что у этого поста есть своя аудитория, и если эта аудитория хочет что-то уточнить, то я могу уточнить вплоть до конкретных примеров.